خطوات اتخاذ القرار في المنظمات
تتمتع كل منظمة أو جهة حكومية بثقافتها الفريدة، وتتطور هذه الثقافة عادة كلما نمت المنظمة مع الوقت، وتتأثر بقيادتها وموظفيها الرئيسين، ويصف الهيكل التنظيمي مختلف الأدوار الموكلة إلى الأفراد ضمن المنظمة والترابط بين هذه الأدوار، فعندما تعمل في منظمة، من الضروري أن تعرف الجهة التي ينبغي لك رفع التقارير إليها، ومعرفة أصحاب المشكلات وصناع القرار وسواهم من الأشخاص المعنيين. وكعضو في المنظمة، عليك العمل ضمن هذا الهيكل، وإقناع الآخرين بأفكارك وحلولك إذا أردت أن تكون فعالاً، لذلك تحتاج إلى فهم المشكلة وأسبابها جيدا، وتحتاج أيضًا إلى فهم أفضل الطرائق لإيصال أفكارك، والتسلسل القيادي المناسب الذي يجب اتباعه، ينال الأفراد العاملون وفق الهيكل التنظيمي احترام الآخرين؛ بسبب نجاحهم في عملهم وإجادتهم في تطوير الحلول الأخلاقية، ويتفاوضون أيضًا لحل النزاعات ويساهمون في اتخاذ القرارات الصعبة بلباقة وسهولة. وسيساعدك العمل وسط الثقافة التنظيمية على التقدم في مسيرتك المهنية، وعلى تسهيل حياتك المهنية على المستوى اليومي.
العمل ضمن منظمة :
المنظمة كنظام : تتبع كل منظمة نظامًا لتنفيذ المهام، وتوزيع الموارد، ومكافأة أصحاب الإنجازات، وتصف مستندات مثل: كتيبات المنظمة ودليل الموظفين أجزاء من هذا النظام، مثل : طريقة الحصول على إجازة. وتتمتع المنظمات بمستوى عال من التنظيم، لكي يدرك الموظفون والمديرون مسؤولياتهم، ولكي يعرفوا لحساب من يعملون ومن يعمل لحسابهم ، ويمكن تصميم بنية المنظمات بطرائق مختلفة بحسب نوع عملها وأهدافها الفريدة، وتمنح المنظمة عادة لموظف واحد أو أكثر السلطة لتوجيه عمل موظفين آخرين ذوي خبرة أقل أو سلطة اتخاذ قرارات مهمة بشأن إدارة العمل، ويُسمّى هؤلاء مديرين، وغالبا ما يتبعون الهيكل التنظيمي.
ومن الشائع أيضًا منح المنظمات أهمية لقياس الأداء، وقد يتمثل ذلك في مدى جودة بيع المنتج، أو في عدد زوار موقع المنظمة الإلكتروني، أو في كفاءة الموظف في تنفيذ عمله، ويخضع أداء الموظفين للإشراف عن قرب، ويحدد المديرون الأهداف والمكافآت وأحيانا العقوبات التي تعرف بالإجراءات التأديبية)، وينبغي للموظف أيضًا التفكير في مسيرته المهنية وفي ارتباط أهداف شركته بطموحاته الشخصية.
وجانب آخر من النظام نادرًا ما يُعرف كتابيا. وهذا الجزء يُسمى الثقافة الضمنية، وهو مجموعة من الأعراف والمواقف والممارسات التي تنفرد بها المنظمة.
تعريف الثقافة الضمنية: هي مجموعة الأعراف والمعتقدات والقيم وأنماط التصرف التي يتميز بها الأفراد في دولة أو شركة.
خصائص المنظمات :
تساعد بعض خصائص المنظمات على شرح طريقة عملها ، وقد تختلف من منظمة إلى أخرى. وعندما تتولى وظيفة جديدة، قد تلاحظ هذه الاختلافات، لذا من الجيد تعلمك طريقة عملها لكي تندمج في المنظمة بشكل أسرع، وتصبح موظفًا كفوءا، وتنال مكافآت قد تساعدك على تطوير مسيرتك المهنية.
وتشمل خصائص المنظمات :
1- الهياكل التنظيمية:
عندما تتولى وظيفة جديدة خصوصًا في المرحلة المبكرة من مسيرتك المهنية، قد تلتحق بوظيفة في المستويات الدنيا من الهيكل التنظيمي للمنظمة، وهذا ما يُسمّى وظيفة على مستوى الدخول، ثم تتاح لك فرص التدرج في الترقيات كلما اكتسبت خبرة في مجال عملك.
تعريف الهيكل التنظيمي: هو الهيكل الذي يشرح فئات الوظائف في المنظمة والتسلسلات الإدارية بين موظفيها، وأحد الأمثلة عن الهيكل التنظيمي هو الهيكل الهرمي، وهو الهيكل الأكثر شيوعا في المنظمات، إذ يتسلسل الهيكل التنظيمي من الأعلى - بشكل تنازلي - إلى الأسفل مثل: المدير التنفيذي أو مدير الشركة، مرورًا بمستويات مختلفة من السلطة، وفي الهيكل الهرمي، يتمتع أي فرد يشغل منصبا أعلى من منصبك بسلطة أكثر منك، لكن رئيسك هو فقط الشخص المرتبط بك مباشرة ويُسمى أحيانًا مديرًا مباشرًا أو مشرفًا)، وإذا ارتبط بك فرد يشغل منصبا أدنى من منصبك تكون بدورك مديرا مباشرا عليه.
2- صنع القرار Decision-making :
يكلف المديرون بمسؤولية إنجاز الأمور في المنظمة، فهم صناع القرار يحددون ما ستنفذه المنظمة وجودة أدائها، ويختارون الأشخاص والموارد الأخرى اللازمة لتشغيل المنظمة. وينبغي للمديرين الحرص على تحويل الأفكار إلى منتجات وخدمات، والتمتع بمهارات القيادة Leadership لتحفيز عامليهم على تحقيق هدف معين، وذلك يتطلب في معظم الأحيان التعاون والتنسيق.
تعريف صانع القرار Decision maker: فرد في المنظمة، غالبا ضمن الإدارة يكون مسؤولاً عن اتخاذ القرارات الرئيسة أو عن توزيع المهام على الموظفين.
تعريف القيادة Leadership: القدرة على التأثير في الأفراد أو المجموعات للتعاون من أجل تحقيق أهداف مشتركة.
3- تأدية عملك Doing your job :
عندما تتولى وظيفة جديدة، تتلقى توصيفا وظيفيًا يشرح مختلف المهام التي يتعين عليك تأديتها، وفي فترة تولي الوظيفة - أي الفترة التي تتعرف فيها إلى مكان عملك وزملائك والقواعد التي يتعين عليك الالتزام بها - يفترض أن تشرح لك العلاقة بين وظيفتك والأهداف العامة للمنظمة، وقد يبلغك مديرك بمؤشرات الأداء الرئيسة في شركتك ويبلغك أيضًا بخضوع أدائك للإشراف من أجل تقييم مدى نجاحك في وظيفتك وبكيفية إسهامك في تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسة في المنظمة، في إطار تقدير أدائك. فكر في العلاقة بين تقديم أفضل ما عندك لإتمام المهام وأهدافك الشخصية: هل ترغب في الترقي داخل المنظمة في المستقبل؟ كيف ستساعدك تصرفاتك في منصبك الحالي؟ وغالبا ما يطلب من العاملين تأدية وظائف تختلف عن مسؤولياتهم المعتادة لذلك، ومن المهم المحافظة على المرونة والبراعه وستكافاً أحيانًا على أسلوبك في العمل.
تعريف مؤشر الأداء الرئيس: هو قياس يستخدم لتقييم مدى نجاح المنظمة في تحقيق الأهداف التي خططت للوصول إليها.
تعريف الوظيفة: هي الغرض أو الهدف من عمل معين أو مجموعة من الأعمال التي يؤديها فريق.
تعريف المرونة: هي الرغبة والقدرة على التأقلم مع الأحداث وعلى تخطي العميان ، حرصه على إتمام المهام في الوقت المحدد ووفق معايير عالية المستوى.
الأداء في العمل والمكافآت :
إذا أديت عملك جيدا ، يكافئك أصحاب العمل عادة عبر رفع أجرك، وتشمل المكافآت الأخرى العمولات، والعلاوات والترقيات، والمزايا كتخصيص مكان أفضل للعمل، أو السفر إلى وجهات معروفة، اسأل قسم الموارد البشرية عن الطريقة الرسمية التي تقيم بها المنظمة الموظفين، مثل:تحديد ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسة، أو إجراء تقديرات دورية، أو تحليل الإحصاءات كعدد المبيعات واطلب قائمة بمعايير التقييم، ثم ابدأ بتحسين أدائك لكي يلائم تلك المعايير.