Question

وضح أهم المبادئ التي تقوم عليها عملية الرقابة

إن من أهم مهارات المدير القدرة على التقويم، والتحقق من مدى تنفيذ الأهداف المرسومة، والعمل على إظهار نقاط الضعف، وكشف الأخطاء الموجودة بالتنظيم، حتى يمكن إصلاحها والعمل على منع تكرار حدوثها، فالرفاهية هي وظيفة مطلوبة في كل المستويات الإدارية، وتخضع للعديد من المبادئ والمتطلبات التي يجب أن يأخذها المدير في الحسبان؛ حتى تكون رقابته فعالة، وفي هذا الموضوع سنتعرف على أهم مبادئ الرقابة، وأدواتها.

مبادئ الرقابة :

فيما يلي عددا من المبادئ الأساسية لوظيفة الرقابة التي لابد من معرفتها؛ وهي :

1 - توافق النظام الرقابي وطبيعة النشاط : 

يجب أن يأخذ النظام الرقابي طبيعة نشاط المنظمة في الاعتبار، فالمنظمات الكبيرة لحجم والمتعددة المستويات الإدارية تتطلب نظاما رقابيا مختلفا عن المنظمات الصغيرة؛ فعلى سبيل الرغم من أن أساليب الرقابة واحدة، إلا أن المنظمة الكبيرة تحتاج الى نظام رقابي أكثر دقة وكفاءة؛ حيث يوجد فيها عدد كبير من الوظائف والمستويات الإدارية؛ وبالتالي فإن النظام الرقابي في تلك المنظمات لا بد أن يوضح دور كل مستوى إداري في تنفيذ الخطة، وتحقيق الأهداف؛ حتى تتمكن الإدارة من متابعته، وتصحيح انحرافاته عن المسار المحدد له. 

2 - تصحيح الانحراف : 

لابد أن ندرك بوضوح أن هدف الرقابة الأساسي ليس تصيد الأخطاء، أو التعرف على المخطئ لمجازاته أو معاقبته؛ وإنما هو تصحيح الانحرافات التي تصاحب عمليات الأداء، وتتسبب في انحراف العمل عن مساره الصحيح، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية في وظيفة الرقابة والمهمة الأساسية لها هي ليس كشف الإنحرافات، بل النعرف على أسبابها والسرعة في تصحيحها، وإعادة العمل الى مسارة الصحيح مع إمكانية تلافي حدوثها مستقبلا. 

Answer 1

3 - السرعة :

قد يكون الوضع المثالي هو اكتشاف الأخطاء قبل وقوعها، ولكن في الواقع العملي قد يصعب ذلك في أغلب الأحيان؛ لأن كثيرا من الأخطاء تصاحب العمل، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية التي تبين فعالية النظام الرقابي تتمثل في سرعة النظام في كشف الأخطاء وعلاجها. ومع دخول الأجهزة الإلكترونية في كثير من الأعمال زادت سرعة نقل المعلومات التي بدورها تساعد النظام الرقابي في سرعة تصحيح تلك الأعمال عند انحرافها عن مسارها الصحيح. ومن هنا فإن السرعة في كشف الأخطاء مبدأ أساسي يتحقق من خلاله الهدف الأساسي للعمل الرقابي؛ وهو تصحيح الانحرافات عن الأهداف المحددة.

4 - الوضوح :

تتحقق أهداف الرقابة من خلال اتباع جميع الإدارات - وعلى كافة المستويات الإدارية - التعليمات التي تساعدهم في الوصول إلى تحقيق أهدافهم الجزئية أو الفرعية التي بدورها توصل المنظمة إلى أهدافها العامة. ومن ثم فإن وضوح الإجراءات والأنظمة الواجب اتباعها لتنفيذ الأعمال المختلفة داخل المنظمة يعد مبدأ أساسيا في العمل الرقابي، كما انه سيكون له أثر كبير في فاعلية النظام الرقابي في تحقيق أهدافه. فإذا كانت هناك بعض النظم - أو الأساليب الإدارية - المعقدة فإنه لابد من شرحها، وتدريب العاملين عليها قبل البدء في عمليات التنفيذ؛ حتى يتمكن العاملون من اداء أعمالهم أداء فعالا مع ضمان أقل عدد ممكن من الأخطاء، ومن ثم فإن تحقيق هذا المبدأ يساعد الإدارة على القيام بوظيفة الرقابة بفعالية.